9 советов по отслеживанию затрат на проект

9 советов по отслеживанию затрат на проект

Когда вы работаете над полученным от заказчика проектом, вам иногда приходится тратить некоторые суммы на то, чтобы определить момент, когда вам нужно выставлять счет. Возможно, вам придется зарегистрировать для этого доменное имя. Возможно, вам нужно внести некоторую сумму на биржу, через которую вы находите заказы. Возможно, вам придется перепоручить часть работы третьему лицу. Неважно, какие именно расходы вы несете, вам необходимо отслеживать их, чтобы включить в счет, который будет впоследствии оплачен заказчиком.

1. Сначала уточните потребности заказчика: В зависимости от того, с каким клиентом вы работаете, вас могут попросить предоставить копии квитанций в отношении расходов, которые вы включаете в счет. Эту информацию вам лучше иметь на руках перед выставлением счета, чтобы вы могли сопоставить ваши расходы с потребностями клиента.

2. Ведите список постоянных затрат: выполнение некоторых проектов требует приблизительно одинаковых расходов. Например, при каждом запуске веб-сайта вам нужно регистрировать доменное имя. Используйте ваш список, чтобы еще раз убедиться в том, что вы ничего не упустили при выставлении счета.

3. Будьте уверены в том, что включаемые в счет услуги действительно стоят заявленных денег: я часто видел, что дизайнеры включают в счета расходы на запись файлов на диск. Но такие маленькие расходы совершенно не стоят всей возни с бумагами и счетами. Возможно, в этом случае будет разумным увеличить на пару долларов вашу ставку за работу, чтобы впоследствии сократить всевозможные мелкие расходы, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы.

4. Выберите один метод оплаты: если вы сможете упростить ваши расходы, вам будет намного легче отслеживать их. У меня есть кредитная карта, которую я использую только для расходов по работе, чтобы не путать их с личными тратами. Даже такие мелкие расходы, как почтовые марки, я оплачиваю по этой карте, поэтому в конце месяца я могу совершенно точно сказать, какими были мои рабочие издержки.

5. По возможности избегайте мелких расходов наличными деньгами: несмотря на то, что мелкие расходы бывает гораздо удобнее оплачивать наличными, в ваших интересах будет оплачивать даже самые мелкие расходы по безналичному расчету. Так вам будет легче предоставить клиенту полную и четкую картину издержек на проект.

6. Фиксируйте все расходы там же, где и счета: большинство компьютерных бухгалтерских программ имеют возможность отслеживания расходов, связанных с определенным клиентом. Если вы сделаете своей привычкой фиксирование всех расходов сразу после того, как они были понесены, то добавление их к счету станет делом пары секунд.

7. Записывайте имена заказчиков: если вам приходится работать с бумажными счетами, то я рекомендую вам надписывать на них имена клиентов, с которыми связаны данные расходы. Если вы просто сунете счет в карман, то в момент выставления счетов вы легко забудете, на чей именно счет вам нужно отнести данные расходы.

8. Сохраняйте квитанции: даже если квитанция — просто электронное сообщение от интернет-магазина, обязательно сохраните его вместе с другой информацией, относящейся к данному проекту. Я завел привычку сохранять все квитанции и счета в отдельной папке, которую завожу для каждого проекта, поэтому я не беспокоюсь о том, что какой-либо документ потеряется.

9. Анализируйте расходы: если вы заметили, что вам приходится нести одни и те же расходы в отношении каждого проекта, вы можете подумать о том, как можно их сократить, например, с помощью оптовых закупок. Возможность предложить клиенту скидку поможет вам привлечь больше потенциальных заказчиков и сохранить имеющихся.

9 Tips For Tracking Project Expenses

Запись опубликована в рубрике Проекты. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *